Toplantılar işe yaramıyor ama toplantısız da olmuyor! Her toplantıya iyi niyetle başlanır, ama çoğu zaman çok uzun süren ve bir şey hallolmadan belki de tartışmayla biten toplantılar insanı bezdirir. İyileştirmek için bazı tedbirler denemiş olabilirsiniz. Toplantı süresini kısıtlamak gibi, bir toplantı yöneticisi belirlemek gibi, toplantı notu tutulmasını sağlamak gibi. Bunlar bir dereceye kadar faydalı olsa da, hastalığın kökünü temizlemekten uzak kalmakta. Oysa ki işletme sahipleri ve yöneticilerin, işletmeyi ilerletmek için sahip oldukları en harika araçlardan biridir toplantılar. Çünkü birebir iletişimin yerini hiçbirşey tutmaz.
Gelin öncelikle hedefi belirleyelim. Başarılı bir toplantının tanımı nedir? Toplantıyı yapmadan önceki hayatımızla toplantıyı yaptıktan sonraki hayatımızın farklı (daha iyiye doğru ilerlemiş) olmasını istiyoruz, değil mi? Hemfikirseniz, toplantı verimi için yapacaklarınız şunlar olmalı:
1- Önce bu farklılığın ne olmasını istediğimizi tanımlamamız gerek. Toplantının hedefi nedir? Bu, toplantıya katılacak olanların şirket içindeki seviyesine bağlı olmakla beraber, bir KOBİ’de her hafta her ay işlerin gidişatını iyileştirmek için yapılan iş geliştirme toplantılarından bahsediyorsak, esasen başarılı bir toplantının tek bir ana konusu olmalı. Basit tutulmalı, bir oturumda bir büyük konu ele alınmalı ve ona odaklanılmalı. Örneğin, tahsilatlarımızın gecikmesinde kendi hatalarımızı tespit etmek ve önlemler belirlemek…Yeni ürünümüzü piyasaya sürerken izlenmesi gereken tanıtım planı…Tüm meseleler bir seferde çözülmeye çalışılmamalı. Aynı toplantı süresi içinde hem satışlardaki düşüş, hem çalışan sorunları, hem yeni ortaklık teklifinin analizi ele alınmamalı. Neden mi?
2- İnsanların toplantıya iyi bir hazırlık yaparak gelebilmeleri için. Evet verimli bir toplantının en temel prensiplerinden biri budur, toplantıya hazırlık yaparak gelmek. İyi bir hazırlık için de bir anda bir konuya odaklanılmalı. Çoğu zaman bu zaman kaybı olarak görülür, toplantı sırasında nasılsa konuşacağız denir. Ama üzerinde düşünmeden gelindiğinde, çok fazla gereksiz detaya girmek kaçınılmaz olur. Bu hazırlığa özel önem verin, çalışanlarınızdan örneğin 1 saatlik bir zamanı bu hazırlık için ayırmalarını önerin, bunun önemini vurgulayın ve arkasında olun. Hazırlığı kolaylaştırmak için yapılacak şey ise..
3- Yazılı bir gündem…yine önemli bir temel prensip. Toplantı öncesinde (ama 5 dk.öncesinde değil, en geç 1 gün önceden) toplantı hedefini ve yazılı bir gündemi katılımcılara gönderin, varsa eklemek istedikleri konular, onu da yine toplantı öncesinde bildirmelerini isteyin. Toplantı öncesi ne çok erken ne çok geç olmalı. Hazırlığa imkan tanıyacak kadar bir zaman. Yazılı bir gündemin en faydalı tarafı, kişileri hazırlığı da yazılı olarak, böylece daha ciddi ve odaklı yapmaya yönlendirmesidir. Peki yazılı gündemi kim yapacak?
4- Elbette bir toplantı başkanı, ya da lideri. Yöneticisi demek istemedim, çünkü o zaman mekanik bir görev gibi görünebilirdi. Her toplantıda, toplantıyı istenen sonuca yönlendirmekten sorumlu bir yönetici lider olmalı ve yazılı gündemi de o hazırlamalı. Toplantı odağını ve disiplinini korumak herzaman liderin görevi.
5- Toplantı sonrasında ilerleme kaydetmek için bir başka temel prensip, üzerinde anlaşılan konuların yazılı olarak kayda geçmesi yani toplantı notlarının tutulmasıdır. Fakat bence her katılımcı notları kendi sorumlulukları açısından yazıya geçirip lidere iletmeli. Böylece bir sonraki toplantıya dek yapılacak olanlar somut olmalı, toplantı notu yazma işi bir angarya değil, bilakis bir hareket planı havasında olmalı. Ayrıca kısa ve basit tutulmalı.
6- Toplantı neticesinde, üzerinde hemfikir olunan konunun hayata geçirilmesi ile ilgili sonradan yazılı bir plan hazırlamak da elzemdir. Bir sorun çözüme kavuşturulduktan sonra artık bunun bir daha ortaya çıkmaması için bir sistem mi yazmak gerekiyor, yeni bir davranış yöntemimi gerekiyor, farklı bir yol mu tutmak gerekiyor, bunlar yazılı olarak plana dökülmeli ve sonraki toplantılarda da bu planın uygulanışı lider ve çalışan(lar) tarafından takip edilmeli.
Tabii ki tüm bunları yapabilmek için herkesin belirlenen toplantı zamanına sadık kalması ve yüksek önceklik vermesini temin etmek gerek. Özellikle periyodik yapılan toplantılar, acil ama önemsiz işlere kurban edilebiliyor. Şunu çok duyuyorum: Toplantı yapmak istiyoruz ama herkesin başka işleri çıkıyor. Bu bir tutum sorunudur ve bunun önüne geçmek üzere sadece bu konuda bir toplantı yapmanızı öneririm. Lider ve toplantı katılımcıları bu temel prensipleri ne kadar benimser ve uygularlarsa işletmeniz o derece ilerleme kaydeder. Bir KOBİ olmanız bu disiplini sağlayamayacağınız anlamına gelmez.
Toplantı süreleri açısından ise, genel bir kılavuz olmak üzere 5 çeşit toplantıdan bahsedebiliriz:
Günlük toplantılar – 10-15 dk
Haftalık toplantılar – 1-2 saat
Aylık toplantılar – 3-4 saat
3 aylık çeyrek dönem toplantıları 4-8 saat
Yıllık toplantılar – 1-2 gün
Özgür Kaşifler’de işletme sahiplerine haftada 5 saati iş geliştirmeye, yani stratejik çalışmaya ayırmalarını öneririz. Büyümenin yolu buradan geçiyor. Düşünmeye vakit ayırmak…İşletmenizde yapılan periyodik toplantıların amacı da bu olmalı: Haber paylaşımı için değil, işletmenize ilerleme kaydettirmek için toplantı yapınız.
Subegüm Bulut
Özgür Kaşifler İşletme Koçluğu
Genel Müdür / Baş İşletme Koçu
www.ozgurkasifler.com
İşletmenizi büyütürken yaşadığınız her türlü sorunla ilgili sorularınızı aşağıdaki linkte bulunan formu kullanarak bana iletebilirsiniz:
http://www.zamanamerika.com/index.php/tr/2011-07-25-15-55-34 [1]
Let me tell You a sad story ! There are no comments yet, but You can be first one to comment this article.
Write a comment